Compliance trabalhista | Saiba o que é e como aplicar no âmbito jurídico!

A política de compliance trabalhista visa alinhar e adequar a empresa às leis e acordos trabalhistas, alcançando resultados satisfatórios em curto, médio e longo prazo, como a redução de passivos trabalhistas, vantagem competitiva e imagem da empresa perante à sociedade.

Para se aprofundar mais no conceito e como aplicar no âmbito jurídico, continue lendo nosso artigo!

O que é compliance?

Compliance advém do verbo em inglês “to comply”, que nada mais é do que obedecer a uma ordem ou um procedimento, ou seja, basicamente é estar em conformidade com as leis vigentes do país, com os regulamentos internos e externos e com os padrões éticos.

Compreendendo melhor, compliance é um sistema de controle interno de determinada empresa que permite uma organização perante o mercado em que atua, com o objetivo de estar em conformidade com as obrigações legais, proporcionando maior segurança em diversos aspectos.

Para uma melhor gestão, todos os departamentos da empresa devem estar envolvidos em uma política de compliance.

Portanto, o programa de conformidade possui o papel de criar mecanismos para evitar grandes problemas no futuro.

Como surgiu o compliance?

A origem do programa de compliance surgiu no século XX, nos Estados Unidos, para regular o mercado financeiro que foi afetado pela quebra da bolsa de Nova Iorque.

O maior objetivo era criar um ambiente financeiro mais flexível, seguro, estável, evitar escândalos financeiros, políticos e administrativos nas companhias.

Devido a sucessivos escândalos de corrupção, que deixaram o mercado mundial apreensivo, foi criada a Foreign Corrupt Practics Act (FCPA) – Lei Anticorrupção Transnacional. Tal lei tornou-se modelo para quase todas as leis que tratavam sobre o tema – combate à corrupção – em nível internacional.

A nova regulamentação zelava pela supervisão, monitoramento, aplicação de multas e condenações por corrupção a pessoas individuais ou coletivas.

Assim, a adoção de políticas do programa de compliance, para melhorar a imagem das empresas e companhias, tornou-se imprescindível para uma melhor visão e recepção tanto do mercado nacional quanto do internacional.

No Brasil, o assunto ganhou destaque na abertura do mercado nacional para as empresas estrangeiras, fazendo com que o país se adequasse aos padrões de combate à corrupção.

Em 2014, com a descoberta de esquemas de corrupção envolvendo empresas públicas e privadas, bem como agentes públicos, a temática de compliance voltou a ser bastante abordada.

Por fim, atualmente, uma das empresas referências no uso de compliance é a Petrobras, com a criação da Diretoria de Governança e Conformidade e Programa e o Programa Petrobras de Prevenção da Corrupção (PPPC), após as notícias de lavagem de dinheiro e desvios de verbas públicas.

Como aplicar o compliance trabalhista?

O compliance trabalhista é uma medida essencial para ser implementado, de modo que suas etapas são importantes para o bom funcionamento do programa. Vejamos cada uma delas:

Participação da Alta Administração

Na participação da alta administração é necessário que toda decisão esteja alinhada com os objetivos da empresa, bem como deve ter a participação e colaboração de todos os funcionários e daqueles envolvidos com a corporação.

Definição dos responsáveis pela criação e execução do programa

Essa é a parte de definição dos responsáveis por criar e executar as medidas necessárias para implantação do programa, deve conter representantes de diversos departamentos.

Estrutura do cronograma e atividades do compliance trabalhista

Após a definição dos responsáveis, é primordial pensar nas tarefas a serem executadas, de modo que os profissionais devem: mapear a situação da empresa; analisar as relações com terceirizados, clientes e fornecedores; e definir um plano de ação para mitigar os riscos trabalhistas e os prejuízos da empresa.

Criação de uma política interna e oferecimento de treinamento

Nesse patamar, deve ser revisada ou criada uma política interna nos moldes dos atuais princípios e regimentos empresariais, que servirão de guia para o cumprimento de normas internas e externas.

Posteriormente, deve ser fornecido a toda equipe um treinamento para se inteirar acerca das novas diretrizes e padrões de conduta;

Criação de canais de denúncia anônima

Após a criação de uma política interna, um canal de denúncia anônima será importante para que as pessoas relatem eventuais irregularidades.

Análise dos resultados e proposta de plano de ação

Depois de realizada todas as etapas do compliance, devem ser analisados os resultados na tentativa de identificar as vulnerabilidades e eventuais riscos que estejam acontecendo. Consequentemente, a criação de um novo plano de ação para a correção dos erros identificados.

Monitoramento constante

Monitoramento das novas regras e políticas aplicadas para que haja a permanência de todos no programa.

Por fim, todos, desde sócios e diretores, até os funcionários e terceirizados, devem permanecer atentos ao cumprimento de todo o programa, pois, somente assim, será possível uma total efetividade de um ambiente de trabalho saudável, de acordo com as normas vigentes e isento de qualquer tipo de risco.

Quais as vantagens do compliance trabalhista?

São diversas as vantagens do compliance trabalhista para as empresas, isso porque, de maneira geral, traz maior segurança e conformidade para a estrutura organizacional e, claro, para os funcionários.

Ademais, atualmente, é extremamente fundamental uma administração inteligente, estratégica e ágil.

Assim, implementar um programa de compliance trabalhista irá trazer benefícios nos seguintes aspectos:

• Criação de boas práticas entre gestores e colaboradores;
• Redução de custos operacionais;
• Diminuição e prevenção de ações trabalhistas;
• Melhoria da imagem da empresa perante o mercado;
• Maior segurança jurídica, financeira, administrativa etc.;
• Redução de acidentes;
• Aumento de produtividade;
• Vantagem competitiva;
• Ambiente de trabalho motivacional.

Dessa forma, há benefícios para todos os campos na empresa, sendo a melhor opção para quem busca maior tranquilidade, segurança e transparência para o ambiente corporativo.

Quais os pilares do compliance trabalhista?

O programa de compliance trabalhista é regado por nove pilares, os quais buscam organizar o modo de atuação no dia a dia, com o objetivo de transmitir eficiência, solidez e permanência do programa na empresa.

Vejamos cada um deles:

1. Suporte da alta administração: basicamente é compreendido como o pilar que dá sustentação para que o programa tenha sua completa efetividade, isso porque trata-se do alinhamento entre os propósitos da empresa e dos objetivos a serem alcançados pelo compliance.
2. Avaliação de riscos: trata-se da averiguação de riscos internos e externos a que a empresa está exposta, considerando a legislação vigente no ordenamento e as normas internas da empresa, de modo a combater tais riscos com soluções estratégicas a fim de evitá-los ou mitigá-los.
3. Código de conduta, regulamento interno e as políticas da empresa: funcionam como uma espécie de guia para que o programa de compliance seja verdadeiramente efetivo, de forma a abordar os valores e princípios adotados pela organização.
4. Controles internos: os controles internos servem para a redução dos riscos que a empresa possa vir a ter, porém, devem ser usados de forma que não atrapalhem o bom andamento das atividades empresariais. Esses controles são divididos em:

• Preventivos: isto é, possuem a finalidade de impedir possíveis riscos, como por exemplo, a segregação de funções.  
• Detectivos: são implementados com o objetivo de detectar possíveis falhas, como por exemplo, a prestação de contas.  

Posteriormente, podem ser implementados novos procedimentos, além da adoção de documentos essenciais visando uma melhor segurança na relação de trabalho.

5. Treinamentos: após o alinhamento de ideias entre a empresa e os objetivos a serem alcançados pelo programa, além de realizado os procedimentos a serem adotados, bem como a verificação do código de conduta, do regulamento interno e das políticas da empresa, deve-se realizar o treinamento dos colaboradores a fim de disseminar o programa de compliance no ambiente laboral, com a finalidade de todos exercerem melhor suas atividades, estabelecer novas condutas e transmitir conceitos e princípios.
6. Canais de denúncia: é através do canal de denúncia que será possível a apuração de possíveis violações de normas e desvios de conduta, consequentemente, a adoção de medidas correspondentes por parte da empresa.
7. Investigações internas: as investigações internas são adotadas a partir de denúncias, monitoramento ou mesmo de notícias. Assim, é possível a detecção de condutas impróprias ou não ao ambiente de trabalho, bem como saber os exatos termos de como aconteceu o ato, isto é, quais foram as circunstâncias, quem estava envolvido e se houve violação à alguma norma ou política da empresa.
8. Due diligence: esse pilar é utilizado por aquelas empresas que necessitam de participação de terceiros em seus negócios. Através da “due diligence”, será possível analisar as informações da estrutura societária, situação financeira e o histórico de práticas trabalhistas da figura do terceiro, consequentemente, será possível avaliar e mitigar os riscos de se envolver em fraudes e irregularidades.
9. Auditoria e monitoramento: por fim, o último pilar do compliance trabalhista, visa a avaliação da efetividade do programa, através da implementação de um processo de monitoramento constante e de auditorias regulares, pois somente assim é possível compreender o rumo que a empresa está caminhando, como está a produtividade dos funcionários e colaboradores e se os riscos anteriormente diagnosticados estão sendo evitados.

Portanto, o programa funciona com uma importante ferramenta de diagnóstico, fiscalização e controle das políticas internas da empresa e da legislação vigente, de modo que todos os pilares se complementam, permitindo diversos benefícios, como por exemplo, uma redução dos custos da empresa e uma postura transparente com seus funcionários e com o mercado.

Qual a diferença entre compliance e governança corporativa?

Compliance e Governança Corporativa são conceitos que andam juntos, pois se complementam e, por esse motivo, costumam causar uma certa dúvida.

Entretanto, de um modo geral, o compliance busca o cumprimento da legislação e das normas que regem a empresa, enquanto a governança corporativa assegura que os objetivos dos sócios estejam em total consonância com o da corporação.

Assim, pode-se entender por governança corporativa o alinhamento entre os interesses daqueles que comandam e da conciliação desses interesses com a regulamentação vigente, seja interna ou externa, e com os órgãos de fiscalização.

Logo, para que isso seja possível, é necessários levar em consideração a existência de quatro princípios basilares:

• Transparência: trata-se do acesso à tomada de decisões, de modo a verificar se as ações estão sendo geridas levando em conta a integridade e ética da empresa.
• Equidade: princípio que visa o tratamento igual de todos os funcionários e colaboradores da companhia.
• Prestação de contas: deve haver a prestação de contas, de forma recorrente, de todas as atividades empresariais.
• Responsabilidade corporativa: todos que fazem parte da empresa devem ter responsabilidade e visar um meio ambiente empresarial preservado e respeitado.

Posto isto, o conjunto de princípios acima elencados ajudam a corporação a atuar em conformidade e evitar possíveis riscos e conflitos.

Para que a governança corporativa funcione, necessário se faz compreender os seguintes mecanismos:

• Acionistas: em palavras enxutas, pode-se dizer que são os sócios, isto é, são aquelas pessoas responsáveis pela eleição do conselho administrativo e fiscal.
• Conselho Administrativo: por meio da seleção da diretoria da empresa, o Conselho Administrativo é responsável por dar as diretrizes e direcionar a gestão organizacional.
• Diretoria: composta por Presidente e Vice-Presidente, etc.
• Conselho fiscal: é o conselho que verifica se a empresa está em conformidade com a legislação, com o apoio de uma auditoria independente.
• Auditoria independente: a auditoria independente é realizada por uma pessoa de fora da empresa, com o objetivo de verificar e atestar a conformidade das contas em relação às normas internas e externas, de modo que, é nesse contexto que o compliance aparece.

Portanto, certo é que a Governança Corporativa surgiu visando atrair uma boa imagem da empresa, consequentemente, atraindo os olhos de fornecedores e consumidores, bem como o ganho de competitividade com o mercado.

Qual a diferença entre due diligence e compliance?

A due diligence, como visto anteriormente, compreende como sendo um conjunto de atos para análise e investigação de escolha de terceiros/fornecedores para a empresa, além de ser um dos pilares do programa de compliance.

A análise, ou melhor, auditoria, é feita com o intuito de conhecer de forma mais aprofundada sobre o negócio do fornecedor e sua reputação, se cumpre com as obrigações trabalhistas e tributárias, situação financeira da empresa, dentre outros aspectos.

Portanto, no processo de análise, investiga-se documentos, o banco de dados, as pessoas que fazem parte e os processos a ela vinculados, essa análise é realizada através de algumas etapas, quais sejam:

• Planejamento e abordagem inicial;

• Contrato de confidencialidade;

• Levantamento de dados;

• Avaliação;

• Relatório.

Dessa forma, a importância de adotar a due diligence está ligada a necessidade de adquirir informações necessárias para analisar e avaliar os cenários de incertezas na hora da contratação de um terceiro ou até mesmo de um novo colaborador para a empresa. 

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