Gestão do escritório de advocacia: entenda a importância e como organizar

Diante de um mercado concorrido como o atual, não basta ser profundo conhecedor do Direito — é necessário saber se diferenciar nele. Para isso, é fundamental incorporar ao empreendimento jurídico uma boa estrutura na gestão de escritório de advocacia.

A utilização das técnicas certas de administração traz ao negócio jurídico a possibilidade de tornar sua atividade ainda mais profissional, atraindo prospectos e fidelizando mais clientes.

Pensando nisso, abordaremos neste artigo quais dessas estratégias devem ser aplicadas para elevar a produtividade e eficiência das suas atividades jurídicas e administrativas. Continue lendo e confira!

Monte uma equipe consistente de advogados e assistentes

Um dos primeiros passos para o sucesso do escritório de advocacia é a montagem da equipe e a gestão daqueles que a compõem. Um quadro de funcionários capacitados, certamente, é um diferencial em dias atuais.

Mediante processos seletivos cuidadosos, reúna os melhores profissionais, os quais darão suporte e impulsionarão o progresso do seu negócio. Defina quais são as habilidades de cada cargo, detalhando as competências técnicas e pessoais exigidas.

Estes conhecimentos técnicos dos candidatos podem ser observados previamente em seus currículos e confirmados nas entrevistas. Já s competências pessoais — como criatividade, comunicação, assertividades, oratória, capacidade de trabalhar em equipe, liderança e flexibilidade — exigem a aplicação de testes psicológicos, orientados por profissionais capacitados.

Saber as habilidades pessoais do candidato é muito relevante para o escritório, pois o novo profissional pode ser tecnicamente qualificado e, ainda assim, ter grandes dificuldades de relacionamento interpessoal, afetando negativamente a inteligência emocional no ambiente de trabalho.

Além disso, é imprescindível que essa composição pessoal seja hierarquizada, dividida por competência, e a figura do líder deve estar presente, pois é quem traz a responsabilidade de administrar, moldar e extrair o melhor de cada um. A consequência natural disso, então, será o maior rendimento e eficácia, além da satisfação da equipe e dos clientes.

Dedique-se ao controle financeiro do escritório

A área financeira de qualquer negócio é um dos pilares da sua manutenção e crescimento. Sabendo disso, lançar mão de um bom planejamento financeiro é crucial. Isso envolve o registro de lucratividade e rentabilidade, o controle das receitas e despesas e estabelecimento de metas tangíveis e concretas.

O gestor do escritório deve ter a exata ideia do custo fixo do negócio, bem como da margem de lucro em cada negociação de honorários — quanto dos honorários cobrados são destinados para custeio das despesas do escritório e quanto são reservados à remuneração dos advogados.

Ademais, o empreendimento jurídico deve determinar regras claras para a cobrança de honorários, considerando seus custos, o tempo de duração do processo ou da consultoria, o pessoal envolvido, dentre outros valores inerentes ao trabalho a ser desenvolvido.

Com esse padrão de excelência da administração, será possível mensurar as obrigações remuneratórias em relação aos advogados e assistentes, bem como controlar as contas fixas do escritório. Assim, facilita-se ainda a análise de margem para investimentos em melhorias na infraestrutura física e tecnológica do empreendimento jurídico.

Deixe claro o repasse de custos aos clientes

De fato, o acerto de valores referentes aos honorários advocatícios e às despesas administrativas do processo judicial costumam ser um ponto delicado. Por essência, a prestação de serviços advocatícios é onerosa, e esse custo deve ser detalhado para o jurisdicionado.

Tal avença entre o advogado e cliente precisa ser feita de forma transparente, detalhando-se no contrato (mediante cláusulas) tanto a remuneração pelo serviço prestado quanto os encargos e despesas gerados durante o trâmite processual.

Além disso, é preciso esclarecer ao contratante que as custas processuais e cartorárias, deslocamentos, cópias de processos, entre outros, devem ser pagos por ele. Em outras palavras, o escritório não deve interferir na sua estrutura administrativa e financeira para cobrir gastos vinculados ao serviço objeto do contrato.

Essas despesas administrativas podem ser pagas pelo escritório durante a execução do serviço, mas devem ser reembolsadas pelo cliente mês a mês. Diversos escritórios realizam tal forma de acerto de contas somente no final do processo — isso, porém, gera dois problemas:

• o escritório dependerá de um capital de giro para manter ativo os processos e as demais atividades administrativas;
• também perderá lucratividade e rentabilidade, porque todo esse dinheiro gasto perderá valor com o passar do tempo até o seu reembolso.

Informatização dos procedimentos de gestão

É comum e necessário os escritórios de advocacia investirem em sistema de gestão de processos. Além disso, uma gestão moderna exige controles das atividades de toda equipe, assim como das finanças do escritório.

Desse modo, é imprescindível investir em um software jurídico completo, que integre gestão de processos, prazos, atendimento, atividades administrativas e finanças. Uma gestão automatizada permite que os profissionais dediquem mais tempo às atividades jurídicas e prestem um atendimento de qualidade aos clientes.

Bom, diante de tudo isso, fica claro como é importante investir na gestão de escritório de advocacia para garantir o seu crescimento e diferenciação no mercado. Isso abrange, como vimos, técnicas de administração financeiras e pessoais, pormenorizando aspectos relacionados à lucratividade e rentabilidade, receitas e despesas, planejamento de metas, além da montagem da equipe ideal e do relacionamento cordial com o cliente.

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